La matriz de Eisenhower

¿Qué es?

Se trata de una representación gráfica, en un cuadrante de dos ejes, de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. Se trata de una clasificación diaria de temas pendientes de ejecución, colocados en un total de cuatro bloques diferenciados entre sí y que ejemplifican diferentes grados de prioridad. De esta forma, con un simplemente verlo, podremos observar todo lo que tenemos encima de la mesa y a qué debemos prestar atención en primer lugar.

¿Cómo funciona la matriz del tiempo de Eisenhower?

Como decimos, se trata de un cuadrante de dos ejes: importancia y urgencia. Estos son los dos factores en los que debemos medir cada tarea, asignándoles un valor absoluto (sí importante/urgente o no). La combinación de esos dos ejes dará como resultado uno de los cuadrados en cuestión.

Y bien, ¿qué entendemos por importante? Los expertos remarcan que debemos considerar como tales, a efecto de la matriz de Eisenhower, aquellas actividades que nos acercan a los objetivos de nuestro trabajo (como la planificación de una próxima campaña, atender a un cliente, conocer un nuevo producto…).

Acerca de la urgencia, tres cuartas partes de lo mismo. Hablamos de actividades que requieren una atención inmediata: un informe que hay que entregar ya, organizar un viaje a otra ciudad para acudir a una reunión del día siguiente, una llamada telefónica… Los asuntos urgentes actúan sobre nosotros, nos presionan y reclaman nuestra acción.

Los cuadrantes

Una vez colocadas nuestras tareas en cada uno de los cuadrantes, ya solo queda entender qué significa cada uno de ellos y cómo organizarnos respecto a este método de priorización de tareas:

• Cuadrante I (Importantes y urgentes): Suelen ser problemas apremiantes o crisis inminentes. También proyectos clave para la empresa cuya fecha límite está a la vuelta de la esquina. Aunque parezca contradictorio, a este cuadrante es al que menos tiempo deberíamos dedicar: hacerlo significa que hemos planificado mal nuestra atención al resto de cuadrantes y que hemos dejado para última hora nuestro trabajo más relevante.

• Cuadrante II (Importantes pero NO urgentes): Todo lo contrario sucede con este cuadrante: al tener tiempo por delante para hacer estas tareas tendemos a retrasarlas, pero es justo el ámbito donde más atención y esfuerzos debemos aplicar para evitar que nos ‘pille el toro’.  Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas/urgencias sino hacia las oportunidades y actúan de forma previsora, advierten los expertos.

• Cuadrante III (NO Importantes y urgentes): Suele confundirse con el primer cuadrante, con lo que muchas personas se apresuran a resolver problemas urgentes pero que, en realidad, no revisten mayor relevancia. En ocasiones, esa presión por resolverlos cuanto antes viene de las expectativas e intereses de otros compañeros, pero no se corresponde ni con nuestra agenda ni con los intereses de la compañía.

• Cuadrante IV (NI importantes NI urgentes): Como resulta obvio, este cuadrante es el menos interesante de todos y las tareas que en él se encuentren solo deben ser abordadas cuando todas las demás hayan sido resueltas. Incluso, en la mayoría de ocasiones, podemos delegar estas tareas en otras personas o directamente eliminarlas de la agenda.