Las técnicas de la administración del tiempo
Las técnicas de administración del tiempo son procedimientos que nos enseñan a organizar el tiempo, tomando decisiones previas sobre a qué tareas o actividades debemos dedicar el tiempo que tenemos, decisiones que debemos basar en la importancia de la tarea en función de nuestros objetivos, dejando siempre espacio para los imprevistos, y para el descanso y el ocio.
La mejor de las técnicas es la planificación. Y debemos de tener bien claros los pasos que tenemos que llevar a cabo para distribuir adecuadamente el tiempo del que disponemos, y que son los siguientes:
- Establecer los objetivos, de mayor orden, que son los que se quieren alcanzar con las tareas y actividades que realmente llevaremos a cabo.
- Ordenamos los objetivos atendiendo a criterios de importancia, de que sean asequibles y potencialmente posibles, de la urgencia o rapidez con que debemos conseguirlos, de la dificultad de conseguirlos y del tiempo que nos llevarán.
- Una vez fijados esos objetivos, hay que establecer las actividades que permiten alcanzarlos, marcando en cada uno las acciones concretas para desarrollar dichas actividades y el tiempo que llevará cada una.
- Ordenamos dichas actividades en función de su importancia para conseguir el objetivo.
- Establecer el horario diario que le vamos a dedicar, distribuyéndolo en las distintas actividades priorizadas.
Para poder establecer la priorización de las actividades y también de los objetivos, nos podemos valer de la siguiente matriz para la toma de decisiones:
Urgente No urgente
Importante 1 2
No importante 3 4
Aunque podremos añadir todos los factores que queramos o consideremos y complicarla mucho más.
Con esta simple matriz, el orden sería el siguiente:
– Primero, las tareas importantes y urgentes.
– Segundo, las importantes pero no urgentes.
– Tercero, las no importantes pero urgentes.
– Cuarto, las no importantes y no urgentes.
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